Какие системы внедрять в компании: управленческая отчетность, CRM и BI-аналитика

За последние годы появилось множество систем, платформ и сервисов для автоматизации бизнеса: CRM, BI, инструменты управленческой отчетности, треккеры и другие решения. Но на практике владельцам и руководителям малого и среднего бизнеса (МСБ) часто сложно понять, какое ПО внедрять в первую очередь, чтобы получить быстрый эффект и не переплатить за избыточную функциональность.
Ниже – понятная схема выбора: от финансов и продаж до аналитики. Мы обычно исходим из реалий компаний, которые до определенного момента успешно работают «на бумаге», в Excel или Google Sheets. Задачи крупных предприятий затрагивать не будем – начнем с базовой автоматизации.

Для многих компаний МСБ важно регулярно видеть ключевые показатели и быстро собирать управленческую отчетность, например:

• Баланс предприятия
• Анализ доходов и расходов
• Бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Планирование на основе исторических данных

В таких случаях мы помогаем клиентам с внедрением сервиса Куб24. Его ключевое преимущество — возможность по упрощенной схеме подключить расчетные счета банков-партнеров, 1С и онлайн-кассы, а также настроить распознавание операций, чтобы отчеты формировались автоматически и оставались актуальными.Те же отчеты можно собрать и в более сложных системах (в том числе внутри 1С), но внедрение и сопровождение часто обходятся заметно дороже: требуется команда поддержки или отдельные штатные специалисты.

Продажи бывают разными, и внедрение CRM не всегда является «универсальным ответом». Частая ошибка — ставить CRM «по умолчанию», не учитывая тип сделок и процессы отдела продаж.
CRM необходима, если:

• много обращений от новых клиентов, и их сложно обрабатывать вручную;
• много источников заявок (почта, сайт, мессенджеры, соцсети и т. д.);
• нужно контролировать отдел продаж и активность менеджеров;
• важен детальный учет по каждой сделке (звонки, история переписки, комментарии);
• сделка проходит много этапов (воронка продаж), и требуется дисциплина процесса.

CRM-системы предназначены для работы с клиентскими запросами, задачами по сделкам и управления воронкой. Мы помогаем с внедрением и настройкой amoCRM под ваш процесс продаж: воронки, статусы, поля, автоматизации, интеграции с почтой/мессенджерами/сайтом и базовую аналитику.

Проектные продажи – это формат, где каждая сделка похожа на мини-проект. Часто это ваш случай, если:

• в год немного крупных сделок;
• у сделок много стадий и участников (согласования, расчеты, КП, тендеры);
• база клиентов стабильная, «все друг друга знают» в отрасли.

В такой модели классическая CRM может не дать ожидаемой пользы: напоминания, источники лидов и «типовые» автоматизации будут использоваться минимально. Для этого сценария мы предлагаем внедрение Kaiten – треккера с канбан-досками, где:

• настраиваются стадии проекта/сделки;
• назначаются ответственные;
• можно ограничивать правила перемещения задач (контроль процесса);
• каждая сделка ведется как отдельный проект.

Плюсы решения: простое управление, быстрая настройка, разделение проектов по направлениям (доскам), а также план-график в виде диаграммы Ганта (Gantt chart).

Во многих CRM есть базовая аналитика. Если вам достаточно видеть суммы сделок, скорость прохождения стадий, эффективность и результативность менеджеров – этого обычно хватает.
Когда требуется глубже (сквозная аналитика, данные из разных источников, расчет показателей), подключаются BI/IBP-инструменты – и мы помогаем с их внедрением и интеграцией.

Yandex DataLens – BI для быстрых дашбордов
Если нужно подтянуть данные и сделать несложные расчеты, подойдет настройка Yandex DataLens.
Особенности:

• есть подключения к разным источникам данных (в т. ч. популярные БД) и интеграции, например с CRM;
• может распознавать данные (включая онлайн-таблицы и Excel);
• быстро настраиваются визуализации (дашборды) с графиками и таблицами;
• аккуратный интерфейс, дашборды удобно поддерживать самостоятельно.

Optimacros – для сложных расчетов, планирования и прогнозов
Для более сложных задач подходит внедрение Optimacros.
Возможности:

• подключение практически любых источников (1С, SAP, банки, маркетплейсы и т. д.) при наличии API;
• сложные многоуровневые расчеты, прогнозирование, работа со справочниками;
• визуализация настраивается без «тяжелой разработки», логика формул близка к Excel;
• можно собрать комплексные отчеты: по проектным продажам, по управленческой отчетности (если источников много), расчет бюджетов проектов и сценарное планирование.

Выбор системы всегда стоит начинать не с «модного инструмента», а с ответа на вопрос: какую измеримую пользу внедрение ПО принесет бизнесу (скорость обработки заявок, прозрачность финансов, управляемость проектов, качество аналитики).
Мы как интегратор придерживаемся индивидуального подхода: анализируем процессы, подбираем решения под цели, выполняем внедрение, настройку, интеграции и обучение сотрудников.
О практических кейсах автоматизации и результатах внедрений расскажем в следующих материалах.